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  • 职场中,解释为何总会让情况更糟糕?
  • 来源:海口人才网    添加时间:2014-01-13    浏览次数:3223 次
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“所有的解释都是徒劳的,事情已经发生了,解释能挽回一切吗?”当问题出现时,面对老板这样的质问,下属只能选择沉默。因为无论下属给出的解释多么合乎逻辑,无论这一解释的背后隐藏了下属多少的委屈,老板都可能误认为下属是在为自己犯下的错误找借口!这其实是“结果导向”原则种下的“恶果”,它也使得一些领导人在自己的下属犯错误的时候习惯性地大手一挥:“不要解释,也不要找借口。过程我不想听,这样做事,就是工作失职,我只看结果,你没有一点执行力……”

对于已经出现的问题,下属向领导解释果真就是在找借口吗?下属据理力争的解释又为何容易会被老板误解为借口呢?

解释为何会被误认为是借口

在工作出现问题时,下属总是努力做出平静、理性的解释,并认为解释才是保证和老板良好沟通的关键因素。但是,在很多情况下,结果总会变得事与愿违。有时候当下属向老板解释问题出现的原因时,不仅得不到老板的支持与同情,反倒会让他“火冒三丈”!这时,请先不要责怪老板不够通情达理,因为让老板发怒的导火索可能就是下属的解释。以下三种情况,会让老板误以为下属的解释是推脱责任的借口:

1.没有做到主动“回报”,导致老板误以为情况很好

余世维在其《赢在执行》的课程中说道:“一个有执行力的员工,首先应该培养自己主动回报的习惯。”这里的“回报”取其字面意思,即回头报告。在职场中,它和“汇报”有一定区别。通常老板向下属交代任务,下属完成后需要向老板报告结果,即“汇报”,但“回报”与此不同,它是一种主动的反馈,而不是等到老板问起时下属才被动回答。“回报”是一种良性反馈,其强调的是双向的、自动的反馈。

不过在日常工作中,并不是所有的下属都能做到及时“回报”,一些人通常会等到老板来询问工作进度或者是任务遇到困难不能再进行时才想到向老板汇报工作。这种情况下,如果工作中出现问题,下属再向老板解释原因,老板当然会认为下属是在推卸责任、找借口。因为老板并不了解任务执行的过程,可能他会以任务开始之初的预想来推断任务执行的结果。既然当初老板在分配任务时,下属并没有表示异议,而在整个工作开展的过程中下属也没有说明遇到任何困难,那么这一切都说明完成任务应该没有问题。所以,此时下属的解释被误解为找借口也并不奇怪。

当然,通常情况下老板会预料到下属在执行一项任务的过程中可能会遇到的问题,而下属所解释的原因,或许就在老板的意料之中。但是,下属在执行任务的过程中没能做到及时“回报”,只是在问题出现以后喋喋不休,这当然会让老板心中升起“无名之火”。

前程无忧专家支招:

老板需要结果,但并不等于老板可以不知道过程。身为下属主动“回报”是必须的,让老板对你的工作动态尽收眼底,这样做不但可以及时得到老板的指点与支持,还能让你在解释时理直气壮。

2.解释选择的时机不当

如果下属没能做到及时“回报”,那么在问题出现以后,老板也许并不关心为何会出现这种情况。老板对下属所造成的问题已经存在不满情绪,下属再不停地对整件事情进行解释,这只会让老板对下属的解释越来越生气,下属也会因此给老板留下没有担当的坏印象。

前程无忧专家支招:

问题一旦出现,收拾残局最重要。请先不要着急向老板解释原因,说出自己解决问题的办法,或许你还能够将功补过得到老板的原谅。如果自己没有更好的补救办法,老板又不了解详细情况,此时,你必须向老板做出解释,以便老板从全局出发找到最合适的解决办法。请注意:你所做的解释只能是简明扼要地描述问题,不要试图为自己挽回什么!在风波平息以后,你可以再找一个适合的机会,和老板心平气和、坦诚布公地解释事情的来龙去脉。

3.解释时措辞不当

“张三在任务执行过程中不听指挥”、“李四他们部门一点也不配合我的工作”、“时间紧、任务重,我根本没办法考虑周全”、“他们以前也这样做,我也没办法”……下属像这样去跟老板解释出现的问题,怎会得到老板的支持和谅解呢?这并不是以“方法总比问题多的心态”去解决问题,而是用“问题总比方法多的心态”去找理由和借口来掩饰下属应该承担的责任。很多时候,在遇到关系自身利益的问题时,人们会本能地将自己与这一问题划清界线,以图让别人知道错不在我,或者说其他人也有责任。然而这样解释的结果总会事与愿违,因为在问题出现以后,并非所有人都可以冷静地表述自己在事故过程中所扮演的角色以及该承担的责任。那种规避风险的心理很容易让我们在表述时露出破绽,让别人觉察到我们是在为自己开脱责任。

前程无忧专家支招:

解释必须首先声明自己在这一问题中的责任,可以以这样的句式开头:这件事我也有责任,因为我……(原因)所以导致……(结果),然后再说明任务执行过程中所遇到的困难(顺便说出其他原因),最后可以总结一下自己的收获(遇到类似问题的处理方法)。

4.解释时没有分清场合

在职场中沟通必须要分清场合,有些问题单独沟通比较合适,可一旦捅破那层纸、拿到台面上沟通,问题就会被扩大化,最终变得一发不可收拾。同样,解释作为沟通形式的一种,也需要注意场合。

当老板和他的上司或者客户一起询问下属为何出现意外情况时,下属详述问题出现的原因,并不断的表明自己没有错误,这样的解释则会让老板的上司或者是客户以为意外情况的出现是因为老板分配任务不当,或者是老板缺乏风险把控能力,其本质暗指老板不够称职。这种情况下的解释,不仅会让老板陷入尴尬的局面,也会让自己变得极为被动。作为任务的执行者,下属在问题出现时总脱不了关系,而台面上的贸然解释,即使属实,在老板那里也可能会被视为推卸责任。

前程无忧专家支招:

不要当着外人的面,因为你工作中出现的问题和老板争的面红耳赤,先承认错误,既不失大度又不失职业。想让老板知道究竟是谁的错,找机会和他私底下谈。

沉默不是金,解释很重要

在前程无忧论坛上,有网友针对“要不要解释”的问题发起了投票,其中有29%的受访者认为“无须解释,解释也没用。解释就是掩饰,是推卸责任的表现!”虽然出现问题后,下属的解释极易被老板误认为是推卸责任的借口,但是这并不表示“沉默是金”,下属真得可以不向老板作任何解释;下属也不要天真地认为每位老板都会明察秋毫,做到心中有数,毕竟老板的精力有限,对于事实真相的挖掘,他可能回心有余而力不足。在工作中,解释虽然有风险,可下属仍然需要给老板一个解释。

下属在执行老板分配的任务时,可能中途遇到一些突发情况导致任务不能顺利完成,或者是企业中存在的“部门墙”已经严重阻碍了项目的发展,抑或是下属发觉任务的执行难度已经超出了他的个人能力范围等等,这些情况也许在老板的意料之中,但是其产生的阻力已经超过老板的想象,也许这些情况本来就在老板的意料之外。无论哪一种情况,老板都需要耐心聆听下属的解释,以了解事情发展的整个过程,避免错责下属;同时,也是为了能够帮助下属解决现有的不可攻破的困难;从而在接下来的工作中最大限度地挽回已有的损失。

下属在向老板解释问题出现的原因时也是一次自我反省。问题的出现究竟是外界因素还是自身因素,接下来的工作是否需要增添人手,还需要老板提出哪些额外的支持等等,这些都可以在解释的过程中告诉老板。下属的解释一方面是对自己工作的审视,另一方面也是让老板对整个项目的发展进行全面的把握,以便他从全局的视角来指导接下来的工作。

通过以上的分析,我们可以看出:在职场中,解释多是让老板了解下属执行任务的过程。“结果导向”原则本身没有错,只是有些老板带着 “只看结果、不要过程”的狭隘理解将团队引入沟通的误区。解释是沟通的一种方式,如果只看结果,而不要沟通的过程,那必然会导致下一次得到同样的结果。作为下属也需要明白:不是老板不愿沟通,而是沟通的时机不对;不是老板不愿听下属解释,而是解释的方法欠妥;不是过程不能说,而是要在执行过程中及时“回报”。

解释就像一次个人的危机公关,公关的对象多是老板,有时也可能是合作伙伴。合理的解释其实是在维护个人的品牌形象,所以职场人需要做好个人的危机公关,请别保持沉默!

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